汽车维修厂业绩稳步增长实战总结（十）：配件业务管理的价值与提升清单

维修厂的配件数字化管理的核心在于高效的配件采购与进出管理，并与维修业务的高度融合，形成一体化、自动化的配件业务过程管理，让配件的管理更简单、更高效率、更准确，要尽量避免把管理过程复杂化，而导致在执行过程中增加不必要的工作量。

前面我们专注介绍了维修业务的管理能力提升方法与价值，本篇我们将重点介绍配件业务管理能力的提升关键点、方法及管理上的价值。

（核心业务关系图）

如上图所示，维修厂的配件业务管理主要涉及到配件采购、配件入库、维修出库、库存管理，以及定期的库存盘点和做必要的成本调整即可。对于各类型单个门店的维修厂来说，配件业务的管理不需要做的太复杂，通常建议只需要设置一个仓库就可以了，不需要按配件类别分别设置多个仓库，以免增加不必要的管理难度和人力成本。

一、配件采购

在配件采购管理中，有三个关键环节，分别为配件供应商的选择、配件采购、以及采购结算对账。

1、配件供应商的选择

选择优质的配件供应商重点需要考虑三个方面：配件质量、效率、价格。

A、配件质量：高质量的配件是维修质量的保障，因此选择配件供应商时首先需要考虑配件的质量，要坚决拒绝与以假乱真、劣质配件质量的配件供应商。

B、效率：一方面指配送速度，目前很多维修厂都是低库存量，大多依靠配件商的配送速度来满足快速维修的需要。另一方面是指缺件情况，一个稳定的配件供应商缺件率应低于5%。再一个方面是指单次采购量，在同等价格和配送费用的情况下，单次采购量越低越好，这样可以很大的减少库存量、降低滞销件、提高资金周转率。

C、价格：采购价也就是门店维修配件成本，会直接决定门店的利润情况，但价格并不是越低越好，每个成熟的行业其成本都是无限接近边界的，低价必然会在其他方面有所损失，因此所选择配件商的价格应该要适中。

另外，在选择配件商时，还要做好以下三个方面的管理：

A、针对常用易损件，同一品类，要保障有至少三个配件商可以采购，而且这三个配件商的采购在每月都有不同比例的采购量，以便保持与供应商之间的良好合作关系，不至于被一家供应商所牵制。一般维修用件也要至少保持有两个配件商可供选择。

B、至少每半年对配件商进行一次综合评价（可以从质量、效率、价格三个方面进行评价），以便确保配件商自身的稳定性。

C、采购方式与结算方面要与长期合作的配件商达成一个标准，例如采购清单的提供与反馈方式，月结还是现结等，这些标准会直接涉及到店内的采购管理效率，所以要与配件商之间提前做好沟通或签署协议，避免因配件商的管理变化而导致店内管理上的变化。

2、配件采购

配件采购过程的管理关键点在于采购配件的数量与成本的及时录入，以及采购过程的高效管理。

A、常用易损件的采购，首先要根据采购供应商的采购清单录入配件档案数据，在采购时直接通过配件档案生成配件采购单，并导出发送给配件商进行采购，在配件到货后进行清点与质量检查，并完成采购单的结算，然后进行入库。

B、一般维修用件的采购，一般维修用件通常采购是需要时再进行临时采购，所以可以根据维修需求，发送给配件商，待配件商反馈并到货后，根据配件商的清单来制作采购单、并完成结算与入库。

关于配件编码的问题：

常用易损件建议由维修厂自行统一编码，以方便进行统一化管理，不建议采用配件商编码，其主要原因是高频使用件品类少、可能来源于更多的配件商，尽可能的不要受配件商的管理变化而变化。一般维修用件建议采用配件商的编码，其主要原因是用量少、临时采购，不用花太多精力去编码和管理。

注意事项：尽可能的避免先使用、再进行入库的动作，这样虽然看上去可以快速用于维修，但实际中很容易漏入，导致配件成本的登记错误。

3、采购结算对账

对于月结的配件采购，应借助系统自动生成配件商的结算对账单（例如软平汽车经营系统可以通过采购单自动生成采购对账单），在每次付款时，通过先核对总数量、总金额、有差异再核对采购单、采购退货情况。不要过度依赖配件商的送货单，因为配件商有时候也会出错。

二、配件入库

配件入库分为很多种情况，对于综合性维修厂来说，重点会涉及三个方面：采购入库、维修退料入库、调拨入库。

A、采购入库，在采购到货后，先清点配件数量并检查质量，不合同的直接退回，合格的再根据采购清单或根据实物清单生成采购单，并完成采购结算与入库。注意实物入库与系统入库要保持同步，数据与成本要保持一致。

B、维修退料入库，对于使用领料出库流程的维修厂，在技师领料出库后，可能会因为某种原因要退回仓库，那么要及时完成配件退回的入库操作。

C、调拨入库，对于有多个仓库的维修厂，可能会涉及到仓库之间的配件调拨，调拨到货时要根据调拨单及时完成配件的入库。

目前各类维修厂通常最多也只会配置一个仓库管理员，在进行采购入库时，建议采用通过采购单自动入库的方式，以减少人员操作工作量和多步操作中的错误，例如软平汽车经营系统可以通过配件采购单自动完成配件的入库。

三、配件库存

配件库存管理的关键点是数量与成本，其次是库龄与损耗。

1、数量

管库存，必须要管数量，否则配件库存管理就没有意义了，维修厂只要每次做好实物与系统同步操作入库、维修时系统与实物及时做好出库，那么库存数量基本也不会出现差异，再配以定期的库存盘点，就可保障配件数量的准确性。

数量与下面要介绍的成本是同步的，每一个配件有数量、就要有对应的成本。管理好配件数量，即可减少维修缺件的情况，又可以减少配件损耗和资金占用。

2、成本

配件的成本就是指配件采购价，目前市场几乎所有配件采购价都是含税价，所以维修厂不需要另外管理税款问题，但有时候临时用件的采购会涉及到运费，所以在配件采购价需要把运费加进去，因为这才是这次配件采购的真实成本。

在成本的管理方式上，财务或会计记账时主要分为两种方式，分别为加权平均成本法、实际成本法，分别适用于不同管理水平的维修厂来使用。推荐中小型维修厂使用加权平均成本法进行管理，这种管理难度最低；大型维修厂使用实际成本法进行管理，这种管理精准度会更高。

举例：第一次采购10个机油滤芯，采购单价为20元，入库后库存数量为10个，库存总成本（金额）为200元，库存单位成本为20元；第二次又采购20个，采购单价为25元，入库后库存数量增加20个，变成30个，库存成本增加500元，库存总金额变为700元，两种成本管理方式下的单位成本是不一样的。

A、加权平均成本法

指不同价格批次的配件成本，采用加权平均的方式来统一管理成本，上例中第二次采购入库后的单位成本如下：

单位成本=（700元÷30个）=23.33元（四舍五入后）

B、实际成本法

指不同价格批次的配件成本，按实际成本价格进行管理，上例中第二次采购入库后，配件库存为按成本不同、分别产生两条数据进行管理：

第一批次的单位成本仍然是20元

第二批次的单位成本按第二次的采购成本记录，即25元。

另外，还有极少部分的维修厂会使用配件批次号管理，那么按批次号管理时，通常使用的都是实际成本法，即一个批次、一个配件一条记录。这种管理方式最精确，而且还可以进行先进先出，但管理难度会大幅度增加，所以现在使用批次号管理配件的维修厂并不是很多，也不推荐这么做。

关于配件成本调整的实战应用，有时候维修厂急需要使用某个配件，但会因为某种原因导致配件供应商还没有定下采购价格，这时候就会出现给维修厂一个暂估价先进行采购使用，以后再公布真实价格，这时候维修厂也同样要使用暂估价进行采购入库，并在最终价格确定后，再进行成本价格调整，以确保价格成本的准确性。

3、库龄

库龄是指配件从采购入库时间算起，到当前在仓库里的时间差，计算公式为：库龄=当前日期-采购入库日期，配件库龄通常都是计算的天数。库龄越长，说明配件越不常用，可能会产生损耗、同时还会占用流动资金。如果库龄越短，就有可能会导致经常缺货，影响维修速度和客户满意度，所以维修厂老板一定要关注配件的库龄。

配件的库龄管理非常重要，很多大型的配件仓库都会花费大量的投资去优化库龄。对于维修厂来说，可以借助维修管理系统，对长库龄的滞销配件进行及时提醒，并根据提醒及时做必要的处理，这样可以很大程度的降低配件损耗和资金占用，建议维修厂的配件库龄控制在6个月以内，如果管理能力更高的维修厂可以考虑控制在3个月以内，即对滞销配件提醒设置为3-6个月。

4、损耗

损耗主要是配件指丢失、配件损坏、配件过期，因此配件仓库要做定期的库存盘点，找出损耗的原因，并及时制定解决办法，以便后续能减少损耗。关于库存盘点请参见下方“库存盘点”处的介绍。

四、维修出库

在进行车辆维修时，要及时完成配件的出库，配件的出库方式可以采用按工单上的配件自动化出库、由仓库管理员进行领料出库两种方式。在第五篇关于维修业务流程中我们有详细介绍这两种方式如何应用，这里就不再做具体介绍。维修出库的主要目的是完成：

1、配件库存的扣减

如果不及时完成库存数量的扣减出库，就会导致配件库存数量不准，那么配件的库存管理也就变得没有任何意义。

2、把配件成本附加到维修工单上

为了精细化管理好每一个工单的成本、利润，以至于形成整个门店的成本与利润管理，维修配件必须要通过配件库存进行出库，才能准确的统计分析维修业务的成本、利润情况。

有些维修厂老板可能会想，我直接在维修工单上填写配件成本难道不行吗？答案是可行、但低效且又不利于管理。对于不常用的事故维修用配件，因为偶尔使用一次，这样做还能勉强被接受；但对于常用的易损配件这样做在管理上就会比较麻烦，我们以一个机油滤芯为例，通常库存数量会比较多、用量也比较大，每次都在工单上录入成本，即不高效、又容易出错。

五、库存盘点

目前市场上有超过80%的维修厂不会做配件库存盘点，经常性出现配件实物与系统内的数量不一致，导致维修时才发现配件缺货，从面导致配件库存的管理形同虚设。

配件库存盘点主要分为：抽盘、月盘、季度盘点、年度盘点几种方式。

A、抽盘：指定期对一部分进出比较高频的配件进行盘点，例如可以每周只针对机油、机滤这类盘件进行一下盘点，核对系统数量与实物数量，以便及时发现问题并进行修正。

B、月盘：月盘应作为各类维修厂对于常用易损件的固定管理模式，也就是每个月要进行一次配件库存的盘点，通常建议放在月末的一两天内进行，月盘时要清点数量、质量以及登记有效期管理的检查。

C、季度盘点：如果维修厂可以做好月盘的管理，通常季度盘点可以省略，或针对一些小型维修厂可以用季度盘点代替月度盘点。

D、年度盘点：年度盘点是每个维修厂必须要做的，而且盘点范围要是全部仓库的全部配件。

在进行配件盘点时，无论是否存在错误（指系统数量与实物数量不一致），都要通过系统登记盘点结果，以标记在这个盘点的时间点上，配件的数量是正确的，下一次发现数量不对时，也方便基于上个时间点开始追查原因。

盘点的方法建议：通过系统生成盘点单，盘点单上只有配件清单，没有数量，在盘点完成后把盘点结果（实际数量）录入系统，由系统自动判断系统数量与实物数量是否一致。不要带着数量去盘点，这样容易让盘点过程不那么真实。

六、成本调整

在常规情况下，正常使用系统进行出入库不会出现成本不对的情况，但实际业务中会有采购时录错成本、或采购入库时配件商还没有给出实际结算价格的情况，这个时候就需要进行配件成本的调整，以保障配件的实际成本准确。

因此完整的配件管理模式中，偶尔会涉及到配件成本调整的情况，这时要及时在系统内完成配件成本调整，这样才能让维修成本和利润的计算更准确。

总结：综上所述，维修厂的配件管理过程实质上并不复杂，但细节方面却涉及到了很多，重点还是在于如何规范化整个配件的进、出过程的管理，以及对配件进行盘点和及时纠正错误。目前市场在大部分的维修厂管理系统都可以满足以上的配件过程管理，只是差异点在于操作的方便性。维修厂选择操作简单、数据准确和系统，例如软平汽车经营系统。